Sosped-säätiön koordinoima hanke VIGOR – Tervettä elinvoimaa kerää ja ylläpitää toimintansa edellyttämää rekisteriä, joka sisältää henkilötietoja. Keräämme henkilötietoja, jotta voimme tarjota vertaistukea ja koulutusta, pitää yhteyttä vapaaehtoisiimme sekä tiedottaa toiminnasta sidosryhmäjäsenille. Kunnioitamme ihmisten yksityisyyttä ja pidämme huolta siitä, että kerättyjä tietoja käsitellään ja säilytetään turvallisesti. Käytämme kerättyjä tietoja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty ja mihin on saatu suostumus.

Tässä selosteessa kuvaamme mahdollisimman avoimesti ja selkeästi

  • mitä henkilötietoja keräämme
  • mitä tarkoitusta varten niitä keräämme
  • miten niitä käsitellään ja säilytetään
  • mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja keneen voi tarvittaessa ottaa yhteyttä

Kyseessä on henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu 24.5.2017. Selosteessa on otettu huomioon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.

1 Rekisterinpitäjä

Sosiaalipedagogiikan säätiö
Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heini Laitinen
Viestintäpäällikkö
heini.laitinen@sosped.fi tai 0503069055

3 Rekisterin nimi

VIGOR-hankkeen henkilörekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilörekisterin tarkoitus on

  • hankkeen toiminnan ja mentorikoulutusten järjestäminen
  • tilastotietojen sekä asiakaspalautteen kerääminen palveluiden kehittämiseksi ja markkinoimiseksi
  • yhteydenpito vapaaehtoisten ja sidosryhmäjäsenten kanssa

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyn henkilön suostumuksella ja rekisteri- ja tietosuojaseloste on luettavissa verkkosivuilla.

5 Rekisterin tietosisältö

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Yhteydenottolomake nettisivuilla

  • Nimi, sähköposti
  • Kieliryhmä
  • Millaisesta toiminnasta olet kiinnostunut?

Ilmoittautuminen mentoritoimintaan

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Asuinpaikkakunta
  • Parisuhdestatus
  • Ikä
  • Sukupuoli
  • Kieliryhmä
  • Mikä motivoi osallistumaan?
  • Koulutukseen liittyvät toiveet
  • Minä päivinä voi osallistua

Ilmoittautuminen vapaaehtoisten iltaan

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Asuinpaikkakunta
  • Itselle sopivat ajankohdat
  • Valmiit ideat siitä mitä haluaisi vapaaehtoisena tehdä
  • Ruokarajoitteet

Muut ilmoittautumislomakkeet

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Asuinpaikkakunta
  • Organisaatio, jossa työskentelee
  • Toimenkuva organisaatiossa
  • Miten seksuaaliterveys liittyy omaan työhön
  • Odotukset
  • Erityisruokavalio

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Muita säännönmukaisia ulkopuolisia tietolähteitä ei käytetä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asiakkaan lupaa. Henkilötietoja ei luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin. Rekisterinpitäjä ei itse kohdista asiakkaille markkinointia ilman asiakkaan lupaa. Henkilötietoja voidaan siirtää muualle, mikäli rekisterin ylläpitämiseen valittu palveluntarjoaja vaihtuu.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojaaminen ja tietoturva

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteriä säilytetään digitaalisessa muodossa, tietoturvallisessa pilvipalvelussa. Rekisteritiedoista ei muodosteta manuaalisia (paperisia tms.) aineistoja.

Rekisterin tietoturvallisuus varmistetaan palveluntarjoajan suojauksien lisäksi työntekijöiden henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, jotka vaihtuvat säännöllisesti.

Ainoastaan nimetyillä työntekijöillä on käyttöoikeus ja pääsy rekisteriin. Käyttöoikeus poistetaan työsuhteen päättyessä.

10 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti tallentamispäivästä kaksivuotisen hankkeen loppuun asti, jonka jälkeen ne poistetaan. Jäljelle jäävät vain tilastotiedot, joista rekisteröityä ei voida tunnistaa.

Sidosryhmäjäsenten tietoja säilytetään toistaiseksi, ellei henkilö itse pyydä niitä poistettavaksi.

Uutiskirjeen tilanneiden tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja vaatia virheellisen tiedon oikaisemista tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn tulee esittää pyynnöt sähköpostitse rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaiseen osoitteeseen. Kerro pyynnön yhteydessä:

  1. Nimi
  2. Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  3. Onko kyseessä
    1. tietojen tarkastaminen, oikaiseminen tai poistaminen
    2. suostumuksen peruuttaminen tai muuttaminen
    3. tietojen käsittelyn vastustaminen tai käsittelyn rajoittaminen
  4. Onko kyseessä
    1. Vapaaehtoisten yhteystietolista
    2. Sidosryhmien yhteystietolista

12 Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

13 Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Selosteen päiväys ilmoitetaan johdannossa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

v2